E’ stato inaugurato questa mattina, alla presenza del sindaco Paolo Perrone, il nuovo Archivio comunale.  Una cerimonia sobria ma di grande significato per  restituire  alla città un pezzo della sua memoria storica, in particolare sul piano amministrativo.

“L’Archivio comunale– ha detto il primo cittadino –  torna finalmente a splendere grazie ad una robusta operazione di restyling che ha consentito di individuare una location nuova, moderna, funzionale e altamente tecnologica, mettendo ordine all’enorme mole di documenti in possesso dell’Amministrazione. Un intervento che era diventato improcrastinabile e che ora vede finalmente la luce”.
“Si tratta di un’operazione – ha concluso il sindaco Paolo Perrone –  che coniuga perfettamente tecnologia e storia. Sono certo che la consultazione di questo prezioso servizio riserverà notizie e curiosità inedite, ma soprattutto costituirà lo specchio di una comunità, la nostra, che si mostra attenta a progettare il suo futuro quanto a custodirne e valorizzarne il passato”.
All’inaugurazione hanno preso parte anche l’assessore agli Affari Generali, Luigi Coclite, il consigliere comunale Fiorino Greco, il segretario generale Vincenzo Specchia, i dirigenti comunali Antonio Guido e Francesco Magnolo, il funzionario responsabile dell’Ufficio Protocollo, Archivio Generale ed Albo Pretorio, Lionella Cofano, l’archivista Daniele Librando e numerosi amministratori e dipendenti comunali.

Cronistoria
Finalmente dopo diversi anni l’Archivio di deposito del Comune di Lecce – destinato a raccogliere la documentazione relativa ad affari conclusi da meno di 40 anni – trova la sua ridefinizione nella custodia degli atti dell’ultimo quarantennio. Nel 2001 la documentazione era stata provvisoriamente trasferita presso i locali dell’ex Istituto Margherita in attesa di un prossimo intervento di riordinamento. La documentazione ha, però, continuato ad accumularsi in cartoni impilati uno sopra l’altro dove polvere, sporcizia, umidità, infiltrazioni d’acqua piovana, calcinacci caduti, insetti e roditori, dato il grave stato di degrado e abbandono della struttura, hanno causato ulteriori danni alla  già compromessa integrità della documentazione. Un’altra parte dell’Archivio (delibere e protocolli) era conservata nel seminterrato di Palazzo Carafa in quanto oggetto di un precedente intervento di recupero (“Progetto pilota per il riordinamento dell’Archivio comunale di Lecce”) ma sfortunatamente, a causa della mancanza di scaffalature, dopo il riordinamento, la documentazione, conservata in cartoni e poggiata a terra su pedane, ha subìto un ulteriore danno a causa dell’allagamento dei locali a seguito di un violento nubifragio.
L’intervento di recupero dell’Archivio era divenuto improcrastinabile. Pertanto l’Amministrazione Comunale, nella persona del dirigente del settore Affari Generali ed Istituzionali, Antonio Guido, ha disposto il Progetto di recupero e fruizione dell’Archivio di deposito del Comune di Lecce. Si è lavorato in due direzioni, da una parte provvedendo all’allestimento dei locali individuati come adatti ad ospitare l’Archivio di deposito, dall’altro nominando, attraverso un Avviso Pubblico di selezione, un archivista per gestire – sotto la supervisione e il coordinamento di Lionella Cofano, funzionario responsabile dell’Ufficio Protocollo, Archivio Generale ed Albo Pretorio – il riordinamento e l’inventariazione del materiale archivistico e la formazione del gruppo di lavoro costituito da impiegati appartenenti ai diversi settori.
Il professionista incaricato, Daniele Librato (laureato in Beni Culturali presso l’allora Università degli Studi di Lecce, diplomato alla scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica di Bari), si è avvalso della collaborazione di Valentina Esposto (laureata in Beni Culturali presso l’allora Università degli Studi di Lecce, diplomata alla scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica di Bari, dottorato di ricerca in Archivi e Istituzioni presso l’università di Siena).
Dal punto di vista infrastrutturale sono stati individuati come idonei ad ospitare l’Archivio di deposito i locali seminterrati di Palazzo Carafa, allestiti con adeguata e moderna scaffalatura compattabile, impianto antincendio e impianti elettrici a norma, nonché installazione di una pompa di sollevamento aspirante per evitare allagamenti. Sono stati installati quindi rilevatori anti-radon (che è un gas inerte radioattivo e molto pericoloso che potrebbe formarsi negli ambienti ipogei). Si è dotato l’Archivio di una postazione informatica e di una fotocopiatrice con funzioni anche di stampante e scanner.
Nel locale dell’antiarchivio poi è stata attrezzata una elegante, funzionale e accogliente sala consultazione impreziosita da una piccola collezione di sigilli, timbri, numeratori automatici, inchiostri ed altro materiale e dalla ricostruzione, con materiale originale, di una scrivania impiegatizia degli anni 60.
Complessivamente sono state lavorate circa 14.200 unità archivistiche tra faldoni, registri e volumi. Non solo è stato ordinato l’Archivio di deposito, ma selezionata anche la documentazione che a norma di legge, e secondo le indicazioni del massimario di scarto del Comune di Lecce può – trascorso un determinato numero di anni –  essere scartata. L’elenco di scarto è stato poi inviato e approvato dalla Soprintendenza Archivistica per la Puglia. È stata inoltre selezionata la documentazione destinata alla conservazione permanente nell’Archivio storico del Comune a Castromediano e predisposto il relativo elenco di versamento.
La prima fase del lavoro di riordino è consistita nella schedatura delle carte, seguendone l’ordine di ritrovamento. È stata allestita una postazione di lavoro intermedia nei locali di piazzetta Panzera dove la Lupiae Servizi ha provveduto al trasferimento di una quarantina di scatoloni per volta, dopo aver provveduto ad una prima spolveratura. Tutti i pezzi sono stati spolverati e ripuliti da muffe, polveri e residuati organici animali; si è proceduto poi con la schedatura, secondo una scheda appositamente strutturata in cui si indicavano: Ufficio produttore, serie archivistica, numero progressivo del pezzo in fase di schedatura (provvisorio), oggetto, estremi cronologici, note, provvedendo poi trasferimento di tutto presso il locali di Palazzo Carafa.
La seconda fase di intervento è consistita nel riordino vero e proprio delle carte che ha portato alla ricostruzione della struttura definitiva dell’Archivio nel rispetto delle regole archivistiche. Si è operato contestualmente anche al ricondizionamento delle unità archivistiche sostituendo i vecchi faldoni danneggiati, avendo cura di conservare, quando presenti, le segnature archivistiche originarie. Infine è stato prodotto sia in formato cartaceo che informatico l’inventario dell’archivio di deposito.
A conclusione dei lavori la Soprintendenza Archivistica per la Puglia nella persona dell’Ispettore Rita Silvestri ha eseguito la visita di ispezione, effettuando la ricognizione di tutto l’Archivio di deposito e verificando i lavori di riordinamento ed inventariazione effettuati dagli archivisti Librato ed Esposto, sotto il controllo tecnico della responsabile dell’Archivio Lionella Cofano, esprimendo apprezzamento per il lavoro fatto definito come “eccellente”.
I lavori del progetto di recupero dell’Archivio hanno avuto inizio il 1° settembre 2011 e si sono  conclusi definitivamente nel giugno 2012.
Il costo complessivo per  l’Amministrazione Comunale è stato di € 117.000.00 (di cui € 43.350.00 sono stati spesi per l’acquisto degli scaffali compattabili,  € 24.000.00 per il compenso dell’archivista, Daniele Librato, oltre alla remunerazione del gruppo di lavoro tra dipendenti comunali € 27.750.00, unità lavorative della Lupiae Servizi € 21.900.00, ulteriori materiali e allestimenti).
Durante i vari sopralluoghi effettuati nell’Istituto Margherita i dottori Librato ed Esposto hanno rinvenuto una preziosa epigrafe in pietra leccese recante: “Archivio nel quale si conservano li privilegi e scritture raccolte con la forzza delle censure, ed ordini de superiori fatto d’ordine dell’illustrissimo signor don Celestino Rolli general sindaco; oggi li 10 ottobre 1738”.
Tale epigrafe era abbandonata in una delle aule del Margherita insieme ad altre statue ed elementi architettonici. Non è ancora ben chiaro quale sia la sua provenienza, ma è evidente il suo alto valore storico, essendo infatti la prova certa che benché la gran parte della sua documentazione sia andata dispersa, l’antica Universitas di Lecce era dotata di un proprio Archivio. Oggi l’epigrafe che sarà successivamente oggetto di studio è esposta nei locali dell’Archivio su un supporto in metallo appositamente fatto per garantirne l’ottimale conservazione e al tempo stesso la fruizione culturale.
La funzione principale dell’Archivio di deposito sarà quella di conservare ed essere in grado di fornire a richiesta di tutti gli Uffici comunali le pratiche esaurite richiamate per qualsiasi necessità. Le carte raccolte hanno trovato una sistemazione dinamica e funzionale ai fini del recupero delle informazioni, poiché a ciò sono connessi la trasparenza e la pubblicità dell’attività della Pubblica Amministrazione, oltre naturalmente all’obbligo di rispondere nel minor tempo possibile alle richieste ed esigenze avanzate a questa dal cittadino.
L’archivio di deposito avvalendosi di strumentazioni informatiche altamente all’avanguardia nei sistemi archivistici e prevedendo un accesso rapido potrà, dunque, essere consultato dall’intera cittadinanza e sarà quindi messo a disposizione di chiunque voglia effettuare ricerche, studi, approfondimenti e quant’altro.

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