Cavallino. Presentato il servizio “info SMS” per migliorare il rapporto di relazione con i cittadini

L’Amministrazione Comunale di Cavallino ha sentito l’esigenza di migliorare, intensificare e facilitare il rapporto di relazione con i cittadini e la comunità nel suo complesso. Per questo ha inteso individuare nuovi e più efficaci canali di ascolto e di relazione con il cittadino, rispetto a quelli già in uso, tramite

l’utilizzo di nuove forme di comunicazione istituzionale più efficienti e complete, legate all’innovazione tecnologica, con l’obiettivo di incrementare il rapporto di interazione con il territorio.
“Info SMS” è un servizio legato al più ampio progetto m-city di cui l’amministrazione Comunale di Cavallino sta dotando la città, che fornirà informazioni di pubblico interesse, di particolare urgenza e tempestività oltre che quelle relative all’attività comunale.
Il servizio che presentiamo rientra perfettamente nella logica a cui si ispira l’Amministrazione Comunale di Cavallino, sempre attenta ai diritti di informazione dei cittadini, all’accesso agli atti da parte di questi ultimi, alla necessità di trasparenza di una amministrazione pubblica moderna, oltre che di una completa comunicazione dei servizi offerti ai propri utenti, ma soprattutto alla realizzazione di un governo cittadino partecipato e condiviso.

Il PROGETTO “INFO SMS”

La Comunicazione interna ed esterna per gli Enti Locali.
L’impegno compiuto in questi anni dalle amministrazioni pubbliche per stabilire un giusto e più maturo rapporto con i cittadini, è stato notevole. Basti pensare all’attenzione al cittadino-utente, ai suoi diritti di informazione e accesso agli atti, l’impegno alla trasparenza e all’efficienza dell’azione amministrativa e dei servizi offerti, che oggi costituiscono un importante e fondamentale patrimonio di tante amministrazioni.
Quindi, dare valore al cittadino per migliorare l’organizzazione pubblica, significa anche avvicinare il cittadino in modo più diretto alle stesse Istituzioni, diventando questi il “naturale portatore di cambiamento” con le sue esigenze e i suoi bisogni ed al contempo permettendo al sistema amministrativo di aggiornare le sue coordinate strategiche e operative.
Al fine di realizzare concretamente questo “dialogo”, il cambiamento promosso con le norme, pur importante, da solo non basta. Infatti, occorrono oltre alle metodologie ed alle professionalità interne, anche idonei strumenti per: interpretare i bisogni presenti nel territorio di riferimento; migliorare le modalità di ascolto e di relazione con i cittadini e con la comunità nel suo complesso; adeguare la propria organizzazione per contribuire in modo sempre migliore alla soluzione dei problemi e alla soddisfazione dei bisogni della società.
Tutte le istituzioni pubbliche hanno un’attività di relazione con l’esterno il cui grado di percezione, tuttavia, dipende dalla natura dei compiti da svolgere. Ad esempio, il rapporto é più evidente e avvertito in quelle istituzioni caratterizzate dall’erogazione di servizi individuali, dove le occasioni di contatto col pubblico sono frequenti e necessarie per la conclusione della prestazione, come nel caso di un Comune.
In questo scenario è possibile, inoltre, considerare strategici – in materia di comunicazione (interna / esterna) alcuni obiettivi per gli Enti Locali: qualificare le modalità e gli strumenti con cui tradizionalmente gli organi politici si rapportano con le realtà e i soggetti esterni, nelle diverse articolazioni organizzative; individuare nuovi e più efficaci canali d’ascolto e di relazione rispetto a quelli già in uso (internet, media, sportello, ecc.).
Quindi, si tratta d’introdurre l’utilizzo di nuove forme di comunicazione, al fine d’allargare gli stessi canali di interazione con il territorio. Tra queste un esempio concreto, sarebbe quello relativo all’invio di SMS al cittadino (brevi messaggi di testo) che potrebbe rappresentare uno strumento di comunicazione istituzionale di ampia diffusione ed allo stesso tempo di facile utilizzo. Un nuovo strumento di comunicazione e di informazione.
Oggi, dalle diverse statistiche di mercato, effettuate dagli operatori nel settore delle telecomunicazioni, emerge che l’SMS sia lo strumento che consente di comunicare con i propri cittadini in modo più veloce ed a costi più ridotti. Infatti, il telefono cellulare è uno strumento che accompagna il possessore in ogni luogo: il messaggio SMS, a differenza dell’email, viene letto al momento del ricevimento.

OBIETTIVI del Progetto “INFOSMS”

L’Amministrazione Comunale di Cavallino ha inteso individuare nuovi e più efficaci canali di ascolto e di relazione con il cittadino, rispetto a quelli già in uso, tramite l’utilizzo di nuove forme di comunicazione istituzionale più efficienti e complete, con l’obiettivo di incrementare il rapporto di interazione con il territorio.

“Info SMS” è una iniziativa che fornirà informazioni di pubblico interesse, di particolare urgenza e tempestività relative all’attività comunale, come eventi culturali, sportivi, sociali, manifestazioni, convegni, e particolari situazioni relative alla viabilità, ai parcheggi, ai lavori di manutenzione; comunicazioni di protezione civile; iscrizione scuole; scadenze ICI, TARSU, ecc.

Sono state individuate 5 aree di interesse:
– AVVISI (Informazioni su scuole, asilo nido, biblioteca, bandi e concorsi, corsi di formazione, assistenza
anziani, disabili, immigrati, famiglie disagiate, volontariato; informazioni utili su procedure per
concessioni, denunce, certificazioni, accesso agli atti e richieste varie; scadenze ICI, TARSU, TOSAP)
– NEWS (Notizie attività istituzionali, ordinanze);
– EVENTI (info su eventi culturali, sportivi, sociali, rassegne estive, manifestazioni, convegni);
– PROTEZIONE CIVILE (avvisi su allerta meteo, gravi calamità naturali, ordine pubblico, emergenze di
carattere ambientale, ed emergenze sanitarie).
– TRAFFICO e VIABILITA’ (Informazioni importanti per la viabilità cittadina e lavori di manutenzione);
La comunicazione verso l’esterno
Le iniziative di comunicazione istituzionale e sociale, si riferiscono alle attività fondamentali previste dalla legge sulla comunicazione pubblica e precisamente:
• favorire la conoscenza delle disposizioni normative e regolamentari al fine di facilitarne l’applicazione;
• illustrare le attività amministrative dell’Ente (iniziative deliberate dalla Giunta Comunale, Ordinanze del Sindaco, iniziative dell’organo politico in genere)
• illustrare le attività del Consiglio Comunale ed il loro funzionamento (lavori del Consiglio, ordini del giorno del Consiglio e delle Commissioni);
• agevolare l’accesso ai servizi, promuovendone la conoscenza;
• promuovere conoscenze allargate ed approfondite su temi di rilevante interesse pubblico e
sociale.

La comunicazione verso l’interno
Risulta evidente, invece, l’applicazione di questi servizi all’interno della struttura organizzativa, con l’obiettivo di migliorare la comunicazione tra gli stessi apparati amministrativi e gli organi politici (Sindaco, Assessori, Presidenza del Consiglio, Consiglieri e Commissioni Consiliari). Ad esempio, tramite l’invio di SMS, sarà possibile comunicare alle articolazioni organizzative dell’Ente, le informazioni relative alle seguenti attività:
• Attività Istituzionali del Sindaco e Riunioni della Giunta Comunale;
• Comunicazioni della Segreteria Generale ai Dirigenti di settore;
• I lavori del Consiglio Comunale. Si citano alcuni esempi delle informazioni che potrebbero essere inviate: il calendario delle sedute del Consiglio Comunale, l’ordine del giorno della prossima seduta, ed una breve sintesi del titolo di alcuni atti approvati nelle singole sedute
La comunicazione da cittadino al comune
Il cittadino inviando un sms al n. 342.06.07.011 potrà segnalare disservizi, dissesti stradali, porre domande alla pubblica amministrazione e richiedere informazioni in genere. In questo caso il costo del servizio sarà pari alla tariffa praticata dal gestore telefonico, secondo il contratto personale dell’utente e senza costi aggiuntivi.

COSA DEVE FARE IL CITTADINO PER LA FRUIZIONE DEL SERVIZIO INFOSMS

Per accedere al servizio bisogna iscriversi preventivante attraverso varie forme previste dal progetto: compilando un modulo stampato sul retro della cartolina promozionale del servizio, in distribuzione presso il Comune e in tanti luoghi di aggregazione del territorio oltre che attività commerciali, compilando un form di registrazione posto sul sito istituzionale del comune. Inviando un sms al n. 342.06.07.011 indicando il proprio nome, cognome ed indirizzo, Inviando una mail all’indirizzo mcity.cavallino@gmail.com con indicata la volontà di aderire al sistema, ed indicante nome, cognome, indirizzo e numero di cellulare. Scrivendo un messaggio privato sull’account di facebook del comune di Cavallino (Cavallino di Lecce)
Per aggiornare i dati o cancellarsi da servizio basterà presentare una richiesta scritta all’ufficio protocollo o inviarla via mail o fax.
Il cittadino nella fase di registrazione via web potrà anche selezionare la tipologia di messaggio a cui è interessato. Le categorie sono sperimentali e potranno essere implementate in futuro, anche grazie ai suggerimenti dell’utenza cittadina.
Al titolare del numero di cellulare indicato nei vari moduli, verrà inviato un primo messaggio SMS contenente la conferma dell’adesione al servizio.
A conclusione delle attività sopra indicate, il cittadino è iscritto al servizio “InfoSMS” e potrà in qualsiasi momento comunicare la propria cancellazione.
Il servizio è GRATUITO per il cittadino.
Il progetto “InfoSMS” con le sue diverse componenti (software e servizi telematici), è gestito da One Marketing group , azienda preposta alla gestione ed erogazione dei servizi di comunicazione istituzionale (tramite l’invio di SMS al telefono mobile), rivolti sia all’interno della struttura organizzativa dell’Ente che verso il “mondo esterno” (associazioni, ordini professionali, aziende, cittadini, ecc.).