Le 6 regole per un ufficio sempre in ordine e produttivo

L’ufficio è un luogo di lavoro e in quanto tale deve garantirci il massimo della funzionalità, permettendoci di essere sempre produttivi ed evitando le distrazioni. Avere una postazione in ordine è fondamentale per riuscire a svolgere il proprio lavoro al meglio e questo è un dettaglio che troppo spesso viene sottovalutato. Eppure un ufficio disordinato non è solo controproducente per noi ma anche per tutti i clienti che accogliamo perché trasmette un senso di confusione e di inaffidabilità. Conviene dunque preoccuparsi di questo aspetto, anche perché basta poco per organizzare la propria postazione di lavoro e aumentare la produttività.

#1 Organizzare i documenti

In qualsiasi ufficio di tutto rispetto non può mancare un’organizzazione dei vari documenti, che non possono certo essere lasciati alla rinfusa sulla scrivania. La cosa migliore da fare è archiviare nei raccoglitori e nei faldoni tutti i fogli, suddividendoli in base alla loro importanza o in base alle differenti categorie. Questa è un’operazione che non solo consente di avere sempre l’ufficio in ordine ma permette anche di ottimizzare il tempo e proteggere i documenti più importanti.

#2 Tenere la scrivania libera

Per avere un ufficio ordinato e trasmettere un senso di serietà ad eventuali clienti o colleghi è importante che la scrivania sia il più libera possibile. Se infatti accumuliamo troppi oggetti sul piano di lavoro rischiamo di distrarci più frequentemente e la nostra produttività ne può risentire anche in modo notevole. Oltre a questo, se la nostra scrivania è piena di cose rischiamo maggiormente di perdere documenti importanti.

#3 Effetti personali nel cassetto

I cassetti della scrivania sono spesso utilizzati per riporre i propri effetti personali ma anche eventuali snack ed oggetti che esulano dall’attività lavorativa in senso stretto. Questo però non significa che possiamo accumulare tutto quello che non sappiamo dove mettere all’interno del cassetto. Può infatti accadere di avere bisogno di aprirlo in presenza di un cliente e deve quindi essere ordinato anche quello.

#4 Il calendario: un dettaglio utile

Un dettaglio che possiamo tenere sulla scrivania perché sempre utile è il calendario, che in diverse occasioni ci può capitare di dover consultare. Esistono quelli da ufficio ma possiamo anche appenderlo per lasciare la postazione di lavoro più libera ed ordinata. Tutto dipende da quante cose abbiamo sulla scrivania e dallo spazio a disposizione.

#5 Cancelleria da ufficio: solo l’essenziale

In ufficio è importante avere sempre tutta la cancelleria necessaria ma questo non significa che si debbano tenere tutte le penne e via dicendo sulla scrivania. Anche questi oggetti, seppur utili, generano caos quindi dobbiamo sempre cercare di tenere a disposizione e in bella vista solo quelli che usiamo tutti i giorni. Li possiamo mettere in un portapenne o in un portaoggetti, in modo da non tenerli sparpagliati sul piano di lavoro. Il resto è meglio riporlo in un cassetto dedicato.

#6 Foto e cartoline: meglio metterle via

Molte persone amano tenere in bella vista alcune fotografie, disegni o cartoline per rendere la postazione di lavoro meno pesante. Sono anche queste delle distrazioni però, che conviene riporre nel cassetto.